Die meisten Unternehmen kennen eine Zahl zu ihren Personalkosten sehr genau, das Gehalt. Vier andere Kostenblöcke bleiben dagegen oft unsichtbar, die Kosten einer Fluktuation, die Kosten einer unbesetzten Stelle, die Kosten von Fehltagen und die Kosten von Präsentismus, also Arbeiten trotz Krankheit. Wer diese vier Blöcke nicht kennt, kann sie auch nicht steuern.
Vier Kostenblöcke, die selten gemeinsam betrachtet werden
Fluktuationskosten entstehen aus Austritt, Recruiting, Einarbeitung und Produktivitätsverlust. Vakanzkosten entstehen, weil eine unbesetzte Fach- oder Führungsposition über die Zeit ein Mehrfaches ihres Gehaltswerts an Wertschöpfung blockiert. Fehltagekosten umfassen die Lohnfortzahlung plus die Kosten von Vertretung, Verzögerung und Koordination. Präsentismuskosten entstehen, wenn Mitarbeitende krank zur Arbeit erscheinen und dadurch weniger leisten, oft in ähnlicher Größenordnung wie die Fehltagekosten selbst.
Wie ich diese Kosten in einem Rechner zusammengeführt habe
Für diese vier Kostenblöcke habe ich einen Personalkostenrechner entwickelt, der auf zukunftsgefuehl.de kostenfrei zur Verfügung steht (1). Das Ergebnis ist mein persönliches Projekt, keine amtliche Statistik. Ich habe mein Bestes gegeben, um die relevanten Formeln und Studien zusammenzutragen, etwa die Fluktuationsrate nach der BDA-Formel, das Absentismus-Kostenmodell des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln (2) und aktuelle Kennzahlen von SHRM und Gallup. Daraus ist ein Rechenmodell entstanden, das ich für valide halte, ohne den Anspruch auf letzte wissenschaftliche Exaktheit zu erheben.
Die Berechnungsgrundlage in Kürze
Der Rechner setzt bei jedem Kostenblock Jahresgehalt, Kennzahlen der Belegschaft und branchenübliche Faktoren zueinander in Beziehung. Fluktuationskosten ergeben sich aus der Fluktuationsrate multipliziert mit gewichteten Kosten pro Abgang. Vakanzkosten ergeben sich aus Vakanztagen multipliziert mit einem Tagessatz, der bei Fach- und Führungspositionen entsprechend höher ausfällt. Fehltage- und Präsentismuskosten leiten sich aus dem Krankenstand und dessen indirekten Folgekosten ab. Um Unsicherheit sichtbar zu machen, gibt der Rechner die Ergebnisse zusätzlich als Konfidenzintervall aus, breiter bei reiner Branchenrechnung, enger, sobald eigene Kennzahlen eingegeben werden.
Wo die Grenzen dieses Modell liegen
Wie jedes Rechenmodell hat auch dieses Grenzen, die ich offen benenne. Die zugrunde liegenden Gehaltsdaten sind branchenübergreifende Näherungen, Werte für Führungskräfte und Expert:innen fallen dadurch eher zu niedrig aus. Krankenstandsdaten unterscheiden sich je nach Krankenkasse, weshalb der Rechner eine mittlere Position verwendet. Die Streuung der Ergebnisse beruht auf einer angenommenen, nicht empirisch gemessenen Verteilung. Und die unterstellte Belegschaftsstruktur ist eine Näherung, die in Ihrem Unternehmen anders aussehen kann. Der Rechner ersetzt keine betriebswirtschaftliche Einzelfallprüfung, er liefert eine belastbare erste Orientierung.
Ein Werkzeug für das Monitoring von Mitarbeiterbindung
Genau als Orientierung ist der Rechner gedacht. Wer Personalkosten einmal berechnet, gewinnt eine Momentaufnahme. Wer sie regelmäßig betrachtet, gewinnt ein Steuerungsinstrument. Das gilt besonders, wenn Unternehmen bereits in Bindung investieren, mit Firmenfeiern, einem Gym-Zuschuss, einem Jobrad oder einer Rückenschule. Ohne wiederkehrende Messung bleibt offen, ob diese Maßnahmen tatsächlich wirken oder nur gut gemeint sind. Mit einer regelmäßigen Betrachtung von Fluktuation, Vakanz, Fehltagen und Präsentismus lässt sich die Wirksamkeit solcher Interventionen über die Zeit nachvollziehen, und Mitarbeiterbindung lässt sich gezielter steuern und festigen.
Personalkostenrechner: zukunftsgefuehl.de/personalkosten-rechner
(1) Zukunftsgefühl (2026): Personalkostenrechner. zukunftsgefuehl.de/personalkosten-rechner/
(2) Hammermann, A., Schmidt, J. & Stettes, O.: Fluktuation auf dem deutschen Arbeitsmarkt. Institut der deutschen Wirtschaft Köln, IW-Analysen 149.
Weitere Grundlagen: Bundesagentur für Arbeit (Entgeltatlas, Fachkräfteengpassanalyse 2024), DAK-Gesundheitsreport 2024, AOK/WIdO Fehlzeitenreport 2025, SHRM Cost-of-Turnover-Analysen, Gallup Engagement Index Deutschland 2025.